Rechnungsgenerator

So erstellst du deine Rechnung

Wenn du weißt, was du abrechnen willst, bist du in etwa 60 Sekunden fertig. So geht's:

Schritt 1: Gib deine Geschäftsdaten ein

Firmenname, Adresse, E-Mail, Telefon — das alles erscheint später im Briefkopf deiner Rechnung. Wenn du als Freelancer unter deinem eigenen Namen arbeitest, trägst du einfach deinen Namen als Firmenname ein.

Beispiel: „Sarah Chen Design“ oder „Chen Kreativdienstleistungen GmbH“

Schritt 2: Füge die Kundendaten hinzu

Trage ein, wem du die Rechnung stellst: Firmenname (oder Vor- und Nachname), Adresse, E-Mail. Das landet im Abschnitt „Rechnungsempfänger“.

Beispiel: Hast du für eine lokale Bäckerei eine Website gebaut, trägst du „Bäckerei Sonnenschein“ mit ihrer Geschäftsadresse ein.

Schritt 3: Rechnungsnummer und Datum festlegen

Wähle eine Rechnungsnummer, die zu deinem System passt. Gängige Formate sind:

• INV-001, INV-002 — einfache fortlaufende Nummer
• 2024-001 — Jahr plus laufende Nummer
• SC-2024-001 — Kürzel, Jahr und Nummer

Das Rechnungsdatum ist heute vorausgefüllt. Das Fälligkeitsdatum steht standardmäßig auf 30 Tage, was in den meisten Branchen üblich ist. Passe es an deine Zahlungsbedingungen an.

Schritt 4: Positionen eintragen

Hier listest du auf, was du berechnest. Jede Zeile braucht eine Beschreibung, eine Menge und einen Einzelpreis.

Konkrete Beispiele:

• „Website-Design und Entwicklung“ — Menge: 1 — Preis: 3.000 €
• „Logo-Design-Paket“ — Menge: 1 — Preis: 500 €
• „Beratungsstunden (März 2024)“ — Menge: 8 — Preis: 150 €
• „Monatlicher Retainer — Social-Media-Betreuung“ — Menge: 1 — Preis: 1.200 €

Klicke auf „Weitere Position hinzufügen“ für jeden weiteren Posten. Die Gesamtsummen berechnen sich von selbst.

Schritt 5: Steuern und Währung

Wenn du Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer ausweisen musst, gibst du den Prozentsatz ein. Die Steuer wird automatisch auf den Nettobetrag gerechnet. Brauchst du das nicht, lässt du das Feld einfach auf 0.

Die Währung wählst du im Dropdown. Das Symbol taucht dann in der ganzen Rechnung auf.

Schritt 6: Zahlungshinweise hinzufügen

Das Notizfeld ist für Zahlungsinfos und Konditionen gedacht. Was dort typischerweise reingehört:

• Zahlungsarten, die du akzeptierst (Überweisung, PayPal, Scheck)
• Bankverbindung für Überweisungen
• Verzugszinsen, falls du welche berechnen willst
• Ein kurzes Dankeschön

Beispiel: „Bitte überweise auf Konto DE12 3456 7890 1234 5678 90. Zahlungsziel 30 Tage. Vielen Dank für deinen Auftrag!“

Schritt 7: PDF herunterladen

Klick auf den Download-Button. Deine Rechnung wird sofort als PDF generiert. Du kannst sie direkt per E-Mail verschicken, auf ein Zahlungsportal hochladen oder für deine Unterlagen ausdrucken.

Was eine gute Rechnung ausmacht

Über das Ausfüllen der Felder hinaus noch ein paar Hinweise von Leuten, die das regelmäßig machen:

Beschreibungen konkret halten

Statt „Designarbeit“ lieber schreiben: „Startseiten-Design und 5 Unterseiten-Vorlagen für Firmenwebsite“. Je klarer der Kunde versteht, wofür er zahlt, desto schneller kommt das Geld.

Einheitliches Nummerierungssystem wählen

Einmal ein System festlegen und dabei bleiben. Das macht es später einfacher, eine bestimmte Rechnung wiederzufinden, und wirkt professioneller als eine willkürliche Nummerierung.

Konkretes Fälligkeitsdatum angeben

„Zahlbar bei Erhalt“ klingt freundlich, wird aber gerne ignoriert. Ein festes Datum wie „Fällig bis 15.01.2024“ schafft mehr Verbindlichkeit.

Alle Rechnungen aufheben

Für die Steuer brauchst du jede ausgestellte Rechnung. Außerdem verlegen Kunden ihre Kopie manchmal und bitten dann um ein Duplikat.

Typische Rechnungssituationen

Stundenbasierte Abrechnung

Wenn du Stunden erfasst, trägst du sie als Position ein. Beispiel: „Beratung — Woche vom 4. März“, Menge: 12 Stunden, Preis: 100 €/Std. Die Rechnung zeigt dann automatisch „12 × 100 € = 1.200 €“.

Projektbasierte Abrechnung

Bei Festpreisprojekten nimmst du Menge 1 und trägst den Gesamtpreis ein. Du kannst das auch in Meilensteine aufteilen: erste Rechnung „Website-Design — Phase 1 (50 % Anzahlung)“, danach eine zweite für den Rest.

Kunden mit monatlichem Retainer

Erstelle jeden Monat eine neue Rechnung mit derselben Position: „Monatlicher Retainer — [Monat Jahr]“ zum vereinbarten Satz. Nur Nummer und Datum musst du dann anpassen.

Produkte und Dienstleistungen kombinieren

Wenn du beides anbietest, trennst du es am besten in separate Zeilen. „Produkt: bedruckte T-Shirts (50 Stück)“ in eine Zeile, „Dienstleistung: Design und Einrichtung“ in eine andere. So ist es für dich und den Kunden übersichtlicher.

Datenschutz

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